12 dicas para tornar a reunião com sua equipe mais produtiva

Muitas vezes, as empresas reclamam que não podem investir na área de comunicação interna. No entanto, algumas ações simples podem ser adotadas e com custo baixíssimo. Um exemplo são as reuniões que podem ser promovidas pelas lideranças regularmente junto com suas equipes. Confira abaixo algumas dicas para tornar esses encontros mais produtivos.

1 - Faça uma pauta prévia sobre os assuntos que serão abordados na reunião com sua equipe, isso evitará que algum tema relevante seja esquecido.

2 - É importante que as reuniões sejam periódicas - semanais, quinzenais e até mensais. No entanto, se algum fato relevante ocorrer na organização nada o impede de promover um encontro "extra", pois determinadas informações devem ser comunicadas rapidamente pelo gestor, antes que a "rádio peão" o faça.

3 - Determine um horário para os encontros como, por exemplo, no início ou no final do expediente.

4 - Estabelecer um cronograma para os encontros - abertura, comunicados e encerramento dará dinamismo aos assuntos que serão abordados. É aconselhável que também seja definido um tempo de duração para a reunião. Há empresas que promovem encontros produtivos com duração de 15 a 20 minutos. Encontros demorados podem tornar-se cansativos e dispersar a atenção dos participantes.

5 - Mesmo que as reuniões tenham datas definidas, não custa lembrar aos colaboradores o dia e o horário do próximo encontro. Isso pode ser feito por e-mail ou através de um mural do setor.

6 - Como se trata de uma reunião promovida entre o gestor e sua equipe, a mesma pode ocorrer no próprio setor.

7 - Muitas vezes, quando uma reunião é interrompida perde-se o "fio da meada". Por essa razão, peça aos colaboradores que deixem os celulares no silencioso ou na caixa postal. Afinal, o encontro não será demorado e se eles receberem alguma ligação poderão retorno em um breve período.

8 - Imprevistos ocorrem com qualquer pessoa. Se isso ocorrer e a reunião tiver que ser cancelada, comunique à sua equipe.

9 - Designe ou pergunte se alguém deseja secretariar a reunião. A pessoa ficará responsável por anotar os assuntos abordados e as decisões que foram tomadas no encontro.

10 - Abra um espaço, para que os colaboradores expressem suas opiniões, principalmente diante das decisões que serão implantadas. Solicite que as pessoas tragam para o próximo encontro, sugestões de temas que podem ser incluídos em reuniões futuras. Isso tornará o processo de comunicação democrático e não unilateral - focado unicamente na visão do gestor. Quando isso ocorre, os profissionais sentem-se valorizados e, de fato, membros da equipe.

11 - Depois que a pauta for elaborada, leia a mesma com atenção. Isso permitirá que você acrescente alguma informação relevante. Em seguida, distribua a mesma com sua equipe seja através de e-mail ou mesmo deixe a mesma disponível no mural do setor. Caso alguém tenha faltado à reunião, saberá o que ocorreu.

12 - Ao final da reunião, não esqueça de perguntar se alguém tem algo a mais a acrescentar sobre o que foi apresentado na reunião. E é claro, agradeça a presença e a participação de todos os presentes.

Fonte: www.rh.com.br/Portal/Comunicacao/Dicas/6100/12-dicas-para-tornar-a-reuniao-com-sua-equipe-mai